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PMO如何制定項目準入標準

時間：2020-02-18　　 來源：許江林視角 XUJL
總體來講，項目準入標準必須與組織戰(zhàn)略相一致；具體來講，不同戰(zhàn)略舉措下需要建立不同的準入標準。比如，新產(chǎn)品研發(fā)類項目的準入標準與流程改進類項目的標準就不能共享，需要單獨建立。
項目準入標準通常的考慮項有：
1. 戰(zhàn)略一致性。需要明確回答，項目支持哪一條組織戰(zhàn)略，屬于哪一個戰(zhàn)略舉措。
2. 項目組合平衡。需要對項目投資進行估算，同時與項目投資組織計劃中，所屬戰(zhàn)略舉措下的剩余可用資金進行比較。也就是說，即使一個項目符合組織戰(zhàn)略，但是如果在這個戰(zhàn)略舉措中的投資都已經(jīng)完成，則項目拿不到資金支持，不會被批準。可參考上一小節(jié)中的舉例。
3. 技術(shù)可行性。需要明確回答，項目交付成果的實現(xiàn)過程是否已知。根據(jù)實現(xiàn)過程的可探知程度，把項目分為實施類項目、開發(fā)類項目、研究類項目、探索類項目。在每種類別下，還可以進一步進行技術(shù)分級。如果在某個戰(zhàn)略舉措下，同時開展多個探索類項目，意味著實施的難度大，成功交付的概率低，戰(zhàn)略舉措落地的希望比較渺茫。因此，PMO在選擇項目時，需要在技術(shù)的保守與創(chuàng)新之間進行平衡。
4. ROI。每個項目都需要資金和資源的投入，相應(yīng)地每個項目都必須有預(yù)期的產(chǎn)出和回報。有的項目在項目結(jié)束后直接產(chǎn)生回報，比較容易去預(yù)測和評估。而有的項目需要運營一段時間才能見到回報，比如新產(chǎn)品開發(fā)完成后，需要投入生產(chǎn)和銷售，才能見回報，因此，需要對將來的市場走勢進行預(yù)測，這類項目的ROI分析包含了更多的不確定性，通常需要加上敏感性分析。還有一類項目，沒有直接的收益，如為了開拓市場而采取的低價策略；而另一些項目則產(chǎn)生的是無形收益，比如改善辦公環(huán)境項目。PMO需要針對不同類型的項目建立不同的ROI評估方式和標準。
5. 風(fēng)險。不同類型的項目所面臨的關(guān)鍵風(fēng)險不同。新產(chǎn)品研發(fā)類項目面臨的主要是技術(shù)風(fēng)險和市場風(fēng)險。而流程類改進項目則面臨的是員工對流程變革時的接受度風(fēng)險。PMO需要根據(jù)項目類別，建立不同的風(fēng)險評估方法和標準。
6. 接受程度。有的項目，在項目交付后，會引起組織內(nèi)部的變革。比如，某個家具公司，上了一套ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)本身的建設(shè)雖有波折，但還是按期交付了。但是在系統(tǒng)上線后，說服員工改變工作習(xí)慣，使用這套ERP系統(tǒng)卻成了一個大難題。因此，在評估項目時，還需要對接受程度進行評估，比如通過力場分析工具，來確定變更的時機是否成熟。如果時機遠非成熟，則上項目的時間要往后拖一拖。
7. 實施能力。實施能力包括項目實施單位的技術(shù)水平和資源數(shù)量。有時候，組織可能采用工作外包的方式來擴大自己的實施能力，但必須同時考慮次生風(fēng)險，并確保風(fēng)險是可接受的。有一個生產(chǎn)計算機服務(wù)器的公司，為了擴大業(yè)務(wù)規(guī)模，在給客戶的方案中包含了綜合布線、強電、機房裝修等工作，并且采取了外包的方式。但是，在實施過程中，由于自身技術(shù)和經(jīng)驗薄弱，對分包的管理成了問題，不能及時發(fā)現(xiàn)分包方案的錯誤，只有等實施完成客戶試用時才能發(fā)現(xiàn)問題。導(dǎo)致項目績效不良，客戶關(guān)系受損。
8. 社會可行性。每個企業(yè)都負有社會責(zé)任，所以在選擇項目時，就項目過程和結(jié)果對社會、環(huán)境各方面的影響進行評估。
建立準入標準，使得項目選擇過程更趨于科學(xué)，能夠全面關(guān)注不同干系人的利益，避免干系人對項目選擇的隨意人為干預(yù)，也避免決策過程對某些個人的過多依賴，徹底杜絕選擇項目靠“領(lǐng)導(dǎo)拍腦門”的做法。
摘自《高效運作項目管理辦公室》（第2版） 
 
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